3 Things to Consider When Planning Your Next Trade Show Event

3 choses à considérer lors de la planification de votre prochain salon professionnel

3 choses à considérer lors de la planification de votre prochain salon professionnel

L’augmentation de la demande post-COVID a entraîné des retards dans l’approvisionnement en matériaux nécessaires aux salons professionnels. Par conséquent, cela a entraîné des augmentations de prix qui pourraient se poursuivre jusqu’en 2023. Selon le magazine Exhibitor, les deux tiers des fournisseurs ont déclaré qu’ils prévoyaient continuer d’ajouter des frais additionnels tout au long de cette période pour couvrir les augmentations de coûts, ce qui se répercuterait probablement sur les exposants sous la forme d’une hausse de prix pouvant atteindre 25 %.

Comme nous le savons tous, de nombreux événements ont eu lieu en ligne pendant la pandémie pour éviter la propagation du coronavirus. Toujours selon le magazine Exhibitor, les exposants ayant répondu au sondage ont affirmé que les événements en personne ont eu un impact plus important que les événements en ligne et ce malgré les coûts supplémentaires engendrés.

Pour les exposants, l’augmentation de la demande, la pénurie de main-d’œuvre, l’accès difficile au transport et les prix élevés à la pompe entraînent des coûts supplémentaires et des retards de livraison du matériel. À ces coûts s’ajoute l’augmentation potentielle des frais de déplacement tels que l’hébergement, les restaurants, les billets d’avion et les locations de voitures. En même temps, la fréquentation des salons professionnels reste modérée et les exposants cherchent des moyens d’éviter des pertes.

3 facteurs clés ayant un impact sur la planification de votre prochain salon

Il y a au moins trois facteurs à prendre en compte lors de la planification et de la budgétisation de votre prochaine participation à un salon professionnel. Ces facteurs auront un impact de la conception de votre stand à sa livraison lors de l’événement.

1. Délais d’exécution plus longs de la part des fournisseurs

Attendez-vous à des délais plus longs, à un accès restraint à la main d’oeuvre ainsi qu’à des accrocs dans la chaîne d’approvisionnement qui peuvent entraîner des retards dans l’obtention de matériaux et d’installateurs pour chaque salon professionnel. Incluez ces facteurs dans la planification de vos événements de salon professionnel.

Temps et main-d’œuvre

De nombreuses entreprises ont dû licencier ou mettre à pied certains employés pendant la pandémie. Cela a entraîné une pénurie d’employés qualifiés, des concepteurs aux travailleurs d’entrepôt et installateurs. En raison du manque de personnel, l’industrie continuera de subir des retards jusqu’à ce que de nouveaux employés soient embauchés et formés. Toutefois, à mesure que la demande et la confiance augmentent, cette tendance devrait s’estomper progressivement.

Que pouvez-vous faire pour obtenir l’aide dont vous avez besoin quand vous en avez besoin ? Planifiez et débutez vos projets à l’avance pour laisser plus de temps pour la conception, la construction, la livraison et la mise en place du kiosque. Si vous avez des partenaires d’exposition préférés, coordonnez-vous avec eux le plus tôt possible pour vous assurer de leur disponibilité et pour développer la logistique associée.

Chaîne d’approvisionnement et logistique

Des embouteillages dans les ports d’expédition au manque de chauffeurs pour transporter votre équipement et vos composants de salon, la planification des salons professionnels présentera de nombreux défis cette année et ce probablement jusqu’en début d’année prochaine. Plus votre kiosque est élaboré, plus vous aurez besoin de planifier tôt pour ëtre ne mesure de gérer les problèmes de la chaîne d’approvisionnement que vous rencontrerez.

Les fournisseurs d’exposition font face à la même pression que de nombreuses industries en ce qui concerne les matières premières telles que celles utilisées pour donner vie à votre kiosque. Le matériel sophistiqué et les finitions spéciales nécessitent une planification avancée. De plus, si vous avez beaucoup de personnalisation, il pourrait être plus avantageux d’acheter que de louer. Vous devrez tenir compte de l’entreposage et d’autres aspects logistiques dans le cadre de la planification de vos salons professionnels.

Délais d’exécution plus longs de la part des fournisseurs

2. Frais de transport et d’expédition

Plus que jamais, le transport est un élément important à considérer lors de la planification et de la conception de votre kiosque de salon. Les étapes critiques telles que la construction et la livraison de votre stand sont directement affectées par le transport.

Délai de livraison plus long

Les défis en matière de transport suivants touchent actuellement la gestion de la chaîne d’approvisionnement au Québec, partout au Canada et aux États-Unis:

  • Moins de camions, de conducteurs et de remorques disponibles
  • Pénuries de conteneurs maritimes
  • Files d’attente de navires dans les grands ports
  • Augmentation des achats en ligne et des livraisons à domicile

Et ces défis affectent tous d’un façon ou d’une autre la planification des salons actuelle. Vous êtes en concurrence directe pour obtenir des ressources limitées afin que vos matériaux soient livrés à temps aux salons professionnels. Planifier tôt et céduler les expéditions quelques jours à l’avance pour tenir compte de toute éventualité pouvant survenir en chemin ne sont que quelques exemples de choses que vous pouvez faire afin de minimiser l’impact des retards de transport (en plus d’être patient tandis que les choses reviennent lentement mais sûrement à la normale).

Prix de l’essence et frais d’expédition plus élevés

La hausse fulgurante du prix de l’essence a un impact sur les coûts d’expédition de votre kiosque, mais également sur ceux des matériaux. Malheureusement, cela est aggravé par la pénurie de conteneurs et de remorques en raison de la forte demande et de la capacité réduite des chaînes d’approvisionnement partout au Canada et dans le monde.

Malheureusement, personne ne peut contrôler le prix de l’essence. Budgétiser les coûts de transport supplémentaires imprévus et réduire la taille de votre kiosque pour limiter la quantité de matériel à expédier sont des moyens simples de mieux contrôler les coûts de transport.

3. Pénuries et coûts de la main-d’œuvre sur place

Curieusement, les coûts associés à l’embauche de main d’oeuvre sur les lieux de l’événemet pour installer votre kiosque n’ont pas beaucoup changé au cours des deux dernières années. Cependant, l’installation d’un stand d’exposition requiert un savoir-faire et une certaine formation. Malheureusement, beaucoup de ceux qui possèdent ces compétences ont quitté l’industrie ou ont pris leur retraite. Si l’on ajoute à cela la pénurie générale de main-d’œuvre, cela représente un défi unique pour la planification des salons professionnels.

Comment faire face à l’augmentation du temps et des coûts

Lorsqu’il s’agit de planifier votre prochain salon professionnel, plusieurs options s’offrent à vous pour vous aider à compenser l’augmentation des coûts et les retards qui peuvent affecter le budget et l’échancier associés à votre kiosque.

Tirer le meilleur parti de ce que vous avez sous la main

Comme plusieurs autres dans l’industrie, vous voudrez peut-être faire preuve de prudence lorsqu’il s’agit de fréquenter à nouveau les salons professionnels. Demandez-vous si la location ou la réutilisation de composants peut vous aider à réduire les coûts.

En général, les éléments graphiques de votre kisoque peuvent être réutiliser jusqu’à un maximum de deux ans. Vous pouvez décidez de louer des meubles ou d’en acheter afin de pouvoir les réutiliser pour vos nombreux salons professionnels.

Si vous prévoyez réutiliser un kiosque ou des parties d’un kiosque utilisé avant le COVID ou si vous devez commander de nouveaux composants, il est important de tout inspecter afin de vous assurer qu’ils n’ont pas été endommagés pendant le transport. Une fois les composants livrés sur le site de l’événement, inspectez-les soigneusement pour détecter tout signe de dommage ou identifier les composants manquants. Ces stratégies peuvent vous aider à éviter des réparations coûteuses pendant le salon qui pourraient éventuellement faire fuir des clients potentiels.

Avant de réutiliser des composants directement liés à votre image de marque, posez-vous les questions suivantes :

  • Le slogan a-t-il changé ?
  • Le logo a-t-il fière allure, sans couleurs délavées ni signes d’usure ?
  • Les couleurs de la marque correspondent-elles à votre image de marque actuelle ?
  • Le message et les graphiques sont-ils toujours valides ?

Multi faceted exhibit house trade show booth design

Travaillez avec un fournisseur d’exposition aux multiples facettes

Heureusement, certaines fournisseurs, comme Hunter Expositions, offrent des services de conception de stands de salons professionnels personnalisés avec de nombreuses alternatives pour vous aider à contrer les augmentations de temps et de coûts. Vous pouvez économiser en utilisant des solutions de salon rentables, mais impressionnantes, comme des systèmes intelligents de murs portables que vous pouvez acheter ou louer. BeMatrix est l’une de ces solutions modulaires de stands d’exposition que vous pouvez acheter ou louer offrant de nombreuses options.

Voici deux façons d’économiser:

  1. Créez un kiosque d’exposition plus petit : vous ne voudriez jamais que les participants se sentent à l’étroit ou mal à l’aise dans votre stand. Cependant, avec une faible fréquentation, vous pouvez réduire la taille de votre kiosque sans encombrer les participants. Des kiosques plus petits équivalent à moins d’équipement, de murs, de meubles et d’autres composants. Que vous achetiez ou louiez, vous pourrez toujours agrandir votre stand dans le futur. De plus, être plus léger aidera également à réduire les coûts de transport et de configuration.
  2. Louer ou acheter : vous pouvez souvent ajuster vos installations de salon professionnel pour inclure de l’équipement loué. Si vous avez réduit votre calendrier de salons professionnels, cela pourrait être beaucoup moins cher que d’acheter un stand, de le transporter à différents salons et de payer pour qu’une équipe en fasse l’installation.

Que vous choisissiez de louer ou d’acheter, nous pouvons vous aider à trouver des solutions rentables et sans tracas. Hunter Expositions s’occupe de la planification complète de votre salon professionnel dans les limites de votre budget. Voici quelques-uns des services que nous fournissons aux clients nouveaux et actuels :

Contactez notre équipe pour obtenir de l’aide dans l’intégration de votre marque dans chaque composant de votre kiosque. Nos locations et solutions personnalisées combinées à des services de planification de salons professionnels offrent à votre équipe interne du temps pour se concentrer sur le marketing et la gestion de l’événement.

Matière à réflexion pour assurer une planification efficace des foires commerciales

La réutilisation des composants, la location, l’utilisation d’un stand plus petit et de nombreuses autres idées discutées ci-dessus peuvent vous aider à maintenir les coûts de votre salon dans des limites raisonnables.

Vous avez des questions ? Nous pouvons vous aider à vous préparer pour les salons professionnels au Québec, au Canada et aux États-Unis et à mieux comprendre ce à quoi vous devez vous attendre au cours de la prochaine année. Chez Hunter Expositions, nous connaissons les rouages de la logistique des salons professionnels. Réservez une consultation gratuite dès aujourd’hui pour mieux comprendre comment nos produits et services peuvent ajouter de la valeur à la planification et à l’exécution de vos salons professionnels.