4 éléments-clés d’une planification efficace d’une exposition en tant qu’exposant

Les foires commerciales sont de retour en force et les chefs d’entreprise sont excités de reconnecter avec leurs clients sur le terrain pour promouvoir leur marque. Avant d’être en mesure de rivaliser avec votre compétion pour obtenir l’attention des clients, une planification s’impose. Voyons ensemble quels sont les quatre éléments-clés d’une planification efficace d’une exposition commerciale, du choix de salons professionnels au démantèlement du kiosque.

1. Sélection et inscription aux foires commerciales

Trouver l’exposition commerciale la plus pertinente pour votre secteur d’activité est le meilleur moyen d’atteindre le bon public. La seule façon de le faire est de comprendre vos objectifs.

Voulez-vous…

Augmenter les prospects et les ventes ?
Augmenter la notoriété de la marque ?
Reconnecter avec les clients existants ?
Introduire de nouveaux produits ou services ?

Une fois vos objectifs fixés, vous pouvez mettre en place votre stratégie pour choisir les salons d’exposition auxquels vous devriez participer. Suivez les nouvelles de l’industrie pour connaître les dernières tendances en événements. Abonnez-vous aux comptes de médias sociaux des foires commerciales que vous considérez. Réduisez votre liste en considérant les données démographiques, le potentiel de participation, l’emplacement et les statistiques entourant les performances de chacun de ces événements.

Alignez les événements avec l’agenda de votre entreprise pour vous assurer qu’ils n’interfèrent pas avec d’autres plans importants. Tenez compte du coût et de ce que vous obtenez pour votre investissement, ainsi que le nombre d’espaces encore disponibles. Où pensez-vous avoir le meilleur retour sur investissement ? Une fois que vous avez décidé, inscrivez-vous et recueillez toutes les informations dont vous aurez besoin pour poursuivre la planification de vos foires commerciales.

2. Budget

Bien sûr, votre budget doit correspondre à l’événement choisi. Votre objectif est de choisir le salon qui maximisera votre rendement. Tenez compte de tous les coûts impliqués, y compris :

Les frais liés aux foires commerciales, y compris l’inscription, la location de services, le nettoyage, la nourriture et les boissons, la taille de l’espace, etc.
Les éléments physiques que vous devrez acheter ou louer pour votre kiosque ainsi que les frais de conception, les frais de démontage et d’installation, les frais d’expédition et d’entreposage.
Les frais de personnel, de voyage et d’hôtel.
Le marketing non couvert par le salon lui-même.
Les articles promotionnels tels que stylos, cartes de visite, t-shirts, tasses ou autres cadeaux en fonction du nombre estimé de participants.

Comparez tous vos coûts au rendement estimé fournis par les statistiques des salons, y compris :

La fréquentation
Les offres et les ventes
Le taux d’engagement
Les contacts et prospects
La notoriété

Ensuite, calculez le rendement en fonction du coût par rapport aux statistiques prévues du salon professionnel pour décider si cela en vaut la chandelle.

Marketing médias sociaux pour salon professionnel

3. Marketing

Utilisez vos buts et vos objectifs définis à la première étape pour déterminer le message clé de votre marketing. Assurez-vous de définir votre public cible basé sur vos segments d’audience actuels et les données démographiques du salon. Cela vous aidera à définir la façon de communiquer efficacement votre capacité à résoudre les points problématiques de ce public cible. Définissez votre proposition de valeur unique (UVP) pour mettre en valeur votre savoir-faire à travers vos messages. Que pouvez-vous faire mieux, plus intelligemment ou à moindre coût ?

Créez une phrase ou deux pour définir votre UVP ainsi que les types de mots que vous souhaitez que les gens associent à votre marque. Cela permet de garder votre message bien ciblé. Effectuez des recherches sur vos concurrents et voyez si vous pouvez trouver quelque chose qu’ils ont fait lors d’expositions commerciales dans le passé afin de faire mieux. Une fois que vous avez défini ces éléments, vous pouvez trouver votre message clé pour les éléments suivants :

Marketing pré-salon

Le marketing pré-salon aide à créer du buzz autour de l’événement pour amener un plus grand nombre de personnes de votre public cible au salon, mais aussi à les inciter à vous y visiter. Votre marketing pré-salon peut commencer environ un mois avant l’événement et devrait inclure les canaux et tactiques suivants :

Site Web de l’entreprise : C’est l’endroit logique pour commencer. Annoncez l’événement ou créez un bouton spécial ou un appel à l’action pour encourager les gens à s’inscrire et à y assister. Créez des pages de destination à propos du salon et de vos contributions spécifiques pour susciter l’enthousiasme et fournir des informations attrayantes. Ces pages peuvent être liées à partir de médias sociaux, de blogs et de tous autres canaux que vous utilisez déjà pour le marketing de votre entreprise.
Médias sociaux : Commencez à publier des informations sur l’événement comme des blogues et des vidéos. Ces publications peuvent provenir de vous, mais également du salon lui-même. Partagez un extrait excitant chaque jour et, lorsque cela est justifié, quelques fois par jour à l’approche de l’événement. Par exemple, cela pourrait inclure une annonce excitante au sujet d’un conférencier célèbre, d’un concours majeur que vous organisez, d’apparitions de célébrités, etc.
Courriel : Tenez vos clients et prospects au courant via vos campagnes de marketing par courriel actuelles. Profitez-en pour raviver l’intérêt de vos lecteurs. Gardez un rythme régulier de mises à jour avec de nouvelles informations liées aux blogs ou aux pages de destination. Concentrez-vous sur des appels à l’action forts pour encourager les gens à s’inscrire, comme passer à notre kiosque pour quelque chose de gratuit, un rabais ou participer à un concours avec un prix majeur.

Marketing mi-salon

Vous pourriez penser que parce que l’événement est en cours, il n’y a pas grand-chose que vous puissiez faire à ce stade-ci. Erreur ! C’est l’occasion de tirer parti du marketing en temps réel en diffusant sur les réseaux sociaux de courtes vidéos ou images de ce qui se passe durant l’événement. Créez des mots-clic (hashtags) que les participants peuvent utiliser dans leurs propres messages. Encouragez les participants à susciter l’enthousiasme avec des publications sur la qualité fantastique de l’exposition pour encourager les gens à venir.

Marketing post-salon

Partagez des messages sur les réseaux sociaux pour parler de vos succès durant le salon, féliciter votre équipe de ventes, ou remercier les personnes qui sont venues vous voir à votre kiosque.

Faites le point sur toutes les discussions que vous avez eues et les personnes que vous avez rencontrées lors de l’événement. Ces connexions sont des prospects de haute qualité que vous pouvez ajouter à votre base de données clients et avec qui vous pouvez établir de nouvelles connexions sur LinkedIn, les médias sociaux et les réseaux de l’industrie. Vous pouvez également ajouter ces contacts à votre liste de diffusion par courriel et générer une campagne personnalisée de maturation de prospects.

4. Kiosque

Bien sûr, tous vos efforts pourraient s’avérer vains si votre stand n’est pas à la hauteur du buzz. De la taille de votre kiosque au démontage et à la logistique, il y a beaucoup de choses à considérer à propos de votre stand d’exposition. Consultez notre liste ci-dessous pour ne rien oublier.

Espace et configuration du kiosque

La superficie en pieds carrés, la taille, la forme, le nombre de côtés accessibles et l’emplacement de votre espace auront tous une influence directe sur la conception de votre kiosque. Choisir le bon kiosque aura un impact sur votre budget et le succès de votre événement. Par exemple, un stand avec quatre côtés ouverts générera probablement plus de trafic, mais sera plus difficile à gérer et pourrait vous coûter plus cher. Au contraire, un stand linéaire avec un seul côté ouvert sera plus facile à gérer, coûtera moins cher, mais pourrait limiter votre créativité.

Structure du kiosque

Il existe plusieurs façons de concevoir un stand d’exposition. Cela dépend de vos besoins, de votre budget, du type d’événement, de la main-d’œuvre disponible, etc. Une ou plusieurs des options suivantes s’offrent à vous :

Kiosque sur mesure : Les kiosques personnalisés sont conçus pour convenir à l’image de votre entreprise, à votre message et, bien sûr, à vos spécifications. Rien n’est plus impressionnant qu’un stand entièrement sur mesure avec votre look, vos messages, vos graphiques et vos présentoirs uniques. Des plans d’aménagement optimaux permettent d’occuper parfaitement l’espace et de maximisent la circulation. Si votre budget est limité, combinez des sections de murs rigides personnalisées à des composants modulaires, configurables et plus légers en location pour créer un design sur mesure.
Kiosque modulaire : Les systèmes modulaires, tels que beMatrix et ExpoProfile, sont légers, faciles à configurer et conçus pour être réutilisés d’une exposition commerciale à l’autre. Si vous voyagez d’une foire à l’autre avec votre kiosque, c’est l’option la plus facile à transporter permettant un impact maximum. Des modules en location sont également disponibles pour des salons professionnels ponctuels ou moins fréquents.
Kiosque portatif : Cette option moins coûteuse est idéale pour une utilisation unique ou comme solution maison pour les petits événements régionaux où les espaces sont plus petits (10 pi x 20 pi ou moins). Cette option permet également de réduire les coûts d’expédition, de main-d’œuvre et de transport.

Design de kiosque

Quel que soit le type de kiosque que vous choisissiez, vous pouvez le concevoir avec des couleurs personnalisées, votre image de marque et des éléments interactifs adaptés à votre budget. Les éléments peuvent inclure des panneaux graphiques ou décoratifs, de la signalisation, des visuels rétroéclairés, des enseignes suspendues, des blocs de texte et plus encore. Pour améliorer le confort et l’ambiance de votre kiosque, vous pouvez élever votre design à un niveau supérieur en ajoutant des meubles, des éléments au plancher, des étagères de présentation, des piédestaux, de l’électricité, de l’éclairage, de l’affichage audiovisuel, etc.

Enseignes et bannières

Pour passer votre message et faire ressortir votre marque, ajoutez votre choix d’enseignes et de bannières. Votre message peut être imprimé :

En grand format
Sur du tissu
Sur des murs d’exposition de grande surface
Sur des structures d’enseignes suspendues
Sur des présentoirs portatifs
Sur des bannières portatives

Personnel d’installation et de démontage

Assurez-vous de comprendre ce qu’impliquent l’installation et le démontage. Certains kiosques exigent beaucoup de main-d’œuvre avec de nombreuses pièces mobiles et étapes. Par conséquent, vous devez vous assurer que vous avez les bonnes personnes pour vous aider.

Logistique d’expédition

Le transport est une considération importante pour votre kiosque d’exposition. La façon dont il se démonte, son poids et sa taille lorsqu’il est démonté ont tous un impact sur la façon dont il est expédié et sur le coût du transport. Lors du choix de configuration, assurez-vous de demander un estimé des coûts d’expédition afin que vous puissiez choisir un kiosque rentable qui ne causera pas de maux de tête supplémentaires.

Une entreprise spécialisée en exposition clé en main couvrira tous les aspects de votre stand d’exposition pour des résultats exceptionnels. Elle concevra un kiosque avec des présentations efficaces où vous pourrez socialiser, raviver des relations fructueuses passées et faire la connaissance de prospects de haute qualité pour faire croître votre entreprise.

En résumé

Pour assurer votre succès aux expositions commerciales, vous devez :

Vous fixer des objectifs afin de trouver le bon salon professionnel pour votre entreprise
Établir un budget pour vous assurer d’obtenir le meilleur rendement
Concevoir un plan de marketing pour attirer l’attention, et
Concevoir un stand qui attirera plus de prospects

Considérer ces quatre éléments-clés permettra d’assurer une planification efficace de vos expositions commerciales.

Hunter Expositions peut vous aider à planifier votre prochain salon. Nous offrons la conception personnalisée de kiosque d’exposition, des kiosques modulaires et des kiosques portables. Nous offrons également la location de kiosques et de meubles. Contactez-nous pour plus de détails sur nos solutions clés en main, de la conception à la gestion de projet.